Introduction au publipostage
Le publipostage est une fonctionnalité puissante de Word qui permet de créer des documents personnalisés en masse, comme des lettres ou des étiquettes, en fusionnant un document principal avec une source de données. C’est une fonction qu’il faut savoir maitriser sur tout traitement de texte car il fait gagner un temps précieux.
Étapes du publipostage
1. Création du document principal
- Ouvrez un nouveau document Word.
- Rédigez le contenu commun à tous les destinataires (lettre, invitation…).
2. Sélection de la source de données
- Cliquez sur l’onglet « Publipostage » du ruban.
- Cliquez sur « Sélection des destinataires« .
- Choisissez entre utiliser une liste existante (par exemple un fichier excel), sélectionner dans les contacts Outlook, ou créer une nouvelle liste directement.
3. Insertion des champs de fusion
- Placez le curseur dans votre document où vous souhaitez insérer un champ.
- Cliquez sur « Insérer un champ de fusion » dans l’onglet « Publipostage« .
- Sélectionnez le champ approprié dans la liste (pensez à mettre des espaces entre vos champs). Renouvelez l’opération autant que nécessaire.
4. Aperçu des résultats
- Utilisez le bouton « Aperçu des résultats » pour visualiser comment les données seront fusionnées.
5. Finalisation et fusion
- Cliquez sur « Terminer & fusionner« .
- Choisissez de modifier des documents individuels, d’imprimer les documents, ou d’envoyer par e-mail.
Astuces avancées
- Vous pouvez utiliser des règles de fusion pour personnaliser davantage vos documents.
- Vous avez la possibilité de créer des étiquettes ou des enveloppes avec le publipostage.
- Vous pouvez également filtrer vos destinataires pour cibler un groupe spécifique.
Le publipostage dans Word est un outil puissant pour créer efficacement des communications personnalisées à grande échelle.
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